POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Chez EIT GROUP, nous nous engageons à protéger la vie privée et les données personnelles de nos utilisateurs internes. Cette politique détaille les types d'informations que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, et les mesures prises pour garantir leur sécurité.

1. Introduction

Chez EIT GROUP, nous accordons une grande importance à la confidentialité des données personnelles de nos collaborateurs. Cette politique a pour objectif de vous expliquer de manière simple et transparente comment vos informations sont enregistrées, utilisées et protégées lorsque vous utilisez nos plateformes internes. Notre engagement est clair : ne collecter que les données strictement nécessaires, les conserver de manière sécurisée, et les utiliser uniquement à des fins professionnelles. À aucun moment vos informations ne seront partagées ou exploitées à des fins commerciales. Cette politique s'applique à tous les employés de l'entreprise, quel que soit leur rôle ou leur service. Elle concerne notamment l'utilisation des outils internes tels que le système de pointage, l'annuaire du personnel, le suivi du matériel, les demandes d'intervention informatique, et toute autre plateforme numérique mise à disposition par EIT GROUP.

Nous avons rédigé ce document dans un souci de clarté, pour que chaque utilisateur sache exactement ce qu'il en est. Si vous avez la moindre question, vous pouvez contacter le service informatique pour toute information complémentaire.

2. Données que nous collectons

• Informations d'identification : nom, prénom, poste, matricule, adresse e-mail professionnelle
• Informations techniques : adresse IP, navigateur utilisé, dates et heures de connexion
• Données d’activité : pages visitées, formulaires remplis, demandes soumises
• Journal des connexions et des actions effectuées

3. Comment nous utilisons vos données

Les données collectées sont utilisées dans les buts suivants :

• Authentification et accès sécurisé à la plateforme
• Suivi des interventions et des tickets techniques
• Analyse des usages pour améliorer la plateforme
• Archivage interne à des fins de sécurité ou de conformité

4. Base légale du traitement

Le traitement des données personnelles effectué par EIT GROUP repose sur plusieurs bases légales. Tout d'abord, certaines données sont collectées et utilisées parce qu'elles sont nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme interne et à l'exécution des missions de l'entreprise. Par exemple, la gestion des comptes utilisateurs, le suivi des demandes informatiques ou l'accès sécurisé aux services numériques nécessite un minimum d'informations personnelles. Ensuite, d'autres traitements peuvent être justifiés par l'intérêt légitime de l'entreprise. Cela inclut notamment la sécurisation des systèmes, la traçabilité des actions ou encore l'amélioration continue des outils internes. Enfin, lorsque cela est requis, certains traitements peuvent se baser sur une obligation légale (comme la conservation des logs de connexion) ou sur le consentement de l'utilisateur, notamment pour l'utilisation de certains cookies non essentiels.

Dans tous les cas, EITEIT GROUP veille à ce que les données collectées soient utilisées de manière juste, transparente, et dans le respect total des droits des utilisateurs.

5. Partage des données

Chez EIT GROUP, la confidentialité des données de nos collaborateurs est une priorité absolue. Nous nous engageons à ne jamais vendre, louer, partager ou diffuser vos données personnelles à des tiers extérieurs à l'entreprise, que ce soit à des fins commerciales, publicitaires ou autres. L'accès aux données personnelles est strictement limité aux personnes habilitées et uniquement dans le cadre de leurs fonctions professionnelles. Il peut s'agir, par exemple :

• du service informatique, chargé de l'administration et de la sécurité des systèmes,
• du service des ressources humaines, dans le cadre de la gestion du personnel,
• ou encore de certains responsables d'équipe ou de direction, uniquement lorsque cela est nécessaire à la coordination des activités internes.
• Chaque accès est encadré, justifié et tracé, afin d'éviter tout usage abusif ou non autorisé des données.

Nous pouvons également être amenés à partager certaines données avec des prestataires techniques (hébergement, sécurité, maintenance), mais uniquement dans la mesure où cela est strictement nécessaire à l'exécution de leurs missions, et sous réserve de la signature d'accords de confidentialité. Ces partenaires sont sélectionnés avec rigueur et s'engagent à respecter les mêmes niveaux de sécurité et de confidentialité que ceux exigés au sein d'EIT. En dehors de ce cadre professionnel très restreint, aucun transfert de vos données vers des entités tierces, des bases de données commerciales ou des serveurs externes non contrôlés par EIT n'est autorisé. Enfin, dans certains cas exceptionnels, nous serons légalement tenus de transmettre certaines informations personnelles aux autorités compétentes (par exemple, dans le cadre d'une enquête judiciaire, d'une obligation réglementaire ou d'une demande administrative fondée). Dans tous les cas, ces transmissions sont encadrées par la loi, limitées au strict nécessaire, et font l'objet d'un contrôle rigoureux.

Notre objectif est simple : garantir que vos données personnelles restent confidentielles, sécurisées, et utilisées uniquement dans le cadre professionnel pour lequel elles ont été collectées.

6. Sécurité des données

Vos données sont stockées sur nos serveurs internes sécurisés avec :

• Contrôles d’accès restreints
• Journalisation des accès
• Chiffrement des mots de passe
• Sauvegardes régulières

La sécurité de vos données est notre priorité. Aucun système n'est infaillible, mais nous mettons tout en œuvre pour assurer leur confidentialité.

7. Conservation des données

Les données personnelles recueillies au sein de la plateforme interne de EIT GROUP sont conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été recueillies. La durée de conservation varie selon la nature des données :

• Les données liées à l'authentification, comme les identifiants de connexion, sont conservées tant que l'utilisateur dispose d'un accès actif à la plateforme.
• Les historiques de connexions, d'interventions ou d'actions réalisées sont conservés pour des raisons de sécurité, de traçabilité et d'audit, généralement pour une période maximale de 5 ans.
• Les informations liées aux demandes ou incidents techniques peuvent être archivées plus longtemps, notamment à des fins de suivi ou d'amélioration des services informatiques.
• Certaines données peuvent également être conservées au-delà de cette période lorsque la loi l'exige (obligations légales, fiscales ou administratives) ou lorsqu'un litige est en cours.

Toutes les données qui ne sont plus nécessaires à l'utilisation opérationnelle de la plateforme sont soit supprimées, soit anonymisées, soit archivées de manière sécurisée conformément aux procédures internes de EIT. Nous veillons à ce que ces suppressions soient effectuées de manière rigoureuse, notamment en procédant régulièrement à des opérations de nettoyage ou de purge de données anciennes. La conservation des données est encadrée par des politiques internes strictes, incluant :

• un accès restreint aux archives
• une planification régulière des suppressions automatiques
• une traçabilité des opérations de conservation ou de destruction

Les sauvegardes de la plateforme, réalisées dans le cadre du plan de continuité d'activité, respectent également ces principes. Les copies de secours ne sont conservées que pour la durée technique strictement nécessaire et ne sont jamais utilisées à d'autres fins que la restauration du service.

En résumé, chez EIT GROUP, nous faisons en sorte de conserver vos données uniquement aussi longtemps que cela est nécessaire, utile et conforme à la loi, en assurant à chaque étape leur protection et leur confidentialité.

8. Vos droits

Conformément aux lois en vigueur sur la protection des données personnelles, chaque utilisateur de la plateforme EIT GROUP dispose de droits spécifiques concernant l'accès, le contrôle et la gestion de ses données.

• 1. Droit d'accès

Vous avez le droit de demander à tout moment l'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet. Sur simple demande, nous pouvons vous fournir un récapitulatif clair des informations enregistrées, ainsi que la finalité de leur traitement.

• 2. Droit de rectification

Si vous constatez qu'une information vous concernant est inexacte, incomplète ou obsolète, vous avez le droit de demander sa mise à jour ou sa correction. Nous nous engageons à effectuer cette rectification dans les meilleurs délais.

• 3. Droit à l'effacement (ou droit à l'oubli)

Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Cette demande peut être formulée si les données ne sont plus nécessaires, si vous retirez votre consentement (lorsqu'il était requis), ou si vous vous opposez à leur traitement pour un motif légitime.

• 4. Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque ce traitement est basé sur l'intérêt légitime de l'entreprise. En cas d'opposition, nous cesserons d'utiliser vos données, sauf en cas de justification impérieuse.

• 5. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander à ce que le traitement de vos données soit temporairement suspendu, par exemple le temps de vérifier l'exactitude des données ou de traiter une contestation. Pendant cette période, vos données sont conservées mais ne sont plus utilisées.

• 6. Droit à la portabilité (dans un cadre spécifique)

Bien que rarement applicable dans un contexte strictement professionnel interne, vous avez dans certains cas le droit de recevoir une copie de vos données dans un format structuré, lisible, et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit de contacter le service informatique de EIT GROUP à l'adresse suivante :

Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes dans un délai raisonnable, et en conformité avec les délais légaux. Dans certains cas, une vérification d'identité pourra être demandée afin de garantir la confidentialité de la procédure.

9. Cookies

La plateforme interne de EIT GROUP utilise uniquement des cookies techniques et fonctionnels, dans le but d'assurer le bon fonctionnement des services, de maintenir les sessions utilisateur actives et de faciliter la navigation. Ces cookies ne collectent aucune information à des fins publicitaires, commerciales ou de suivi externe. Ils sont limités à l'environnement professionnel et expirent automatiquement après un certain temps, généralement à la fin de la session. L'utilisation de ces cookies ne nécessite pas de consentement préalable, mais vous pouvez configurer votre navigateur pour les bloquer si vous le souhaitez.

Toutefois, cela pourrait affecter le bon fonctionnement de certains services.

10. Mises à jour de la politique

La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer afin de refléter les changements dans nos pratiques internes, les évolutions réglementaires ou les ajustements techniques liés à la plateforme. Toute mise à jour importante sera clairement signalée aux utilisateurs par le biais d'une notification sur la plateforme ou par e-mail. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la version en vigueur. La date de la dernière modification est toujours indiquée en bas du document afin de vous assurer que vous disposez des informations les plus récentes.

Dernière mise à jour : Mai 2025